POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
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IMMILAND COLCANADA S.A.S.

Fecha de entrada en vigencia: 16 de septiembre de 2026
Última actualización: 16 de septiembre de 2026

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1. OBJETO
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. reconoce la importancia de la privacidad y de la protección de los datos personales y adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el propósito de establecer las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, supresión y, en general, al tratamiento de datos personales realizado por la compañía.

Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

Dependiendo del servicio, actividad o evento seleccionado, mis datos podrán ser tratados por IMMILAND COLCANADA S.A.S., IMMILAND CANADA INC, PLANETA IMMILAND EDUCATION, Immiland Law Professional Corporation, Expandia y las filiales de Immiland holding, según corresponda a la entidad responsable de la actividad o servicio solicitado.

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2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
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El Responsable del Tratamiento es:

Razón social: IMMILAND COLCANADA S.A.S.
NIT: 901531370
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Cra 15 #88-64 Local 103
Teléfono: 6013414059
Correo electrónico para protección de datos personales: info@immilandlaw.com
Sitio web: https://www.immilandcanada.com

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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
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La presente Política aplica a las bases de datos y archivos que contengan datos personales respecto de los cuales IMMILAND COLCANADA S.A.S. actúe como Responsable del Tratamiento.

Podrá comprender datos de clientes, potenciales clientes, usuarios, personas que soliciten información, asistentes o inscritos a eventos, proveedores, contratistas, empleados, candidatos, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por la compañía.

Los datos podrán ser recolectados, entre otros medios, a través de:

• Sitios web;
• Formularios físicos o electrónicos;
• Formularios de inscripción a eventos;
• Llamadas telefónicas;
• Correo electrónico;
• WhatsApp, SMS y otros servicios de mensajería;
• Redes sociales;
• Reuniones presenciales o virtuales;
• Relaciones contractuales o comerciales;
• Plataformas tecnológicas y sistemas de gestión de clientes;
• Actividades, eventos, conferencias y seminarios organizados o gestionados por la compañía.
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4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. realizará el Tratamiento de Datos Personales observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos por la legislación colombiana.

La compañía procurará recolectar únicamente los datos razonablemente necesarios para las finalidades informadas al Titular y no realizará tratamientos incompatibles con dichas finalidades sin contar con la correspondiente habilitación legal o autorización cuando esta resulte necesaria.

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5. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS
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Dependiendo de la relación con el Titular y de la finalidad correspondiente, IMMILAND COLCANADA S.A.S. podrá tratar, entre otros:

• Nombres y apellidos;
• Tipo y número de identificación;
• Información de contacto;
• Dirección;
• Teléfono;
• Correo electrónico;
• Fecha de nacimiento, cuando resulte necesaria;
• Nacionalidad y país de residencia, cuando resulte pertinente;
• Información suministrada voluntariamente mediante formularios;
• Información relacionada con registros y participación en eventos;
• Información contractual, administrativa, contable y de facturación;
• Historial de comunicaciones e interacciones con la compañía;
• Información relacionada con solicitudes de servicios;
• Información profesional o laboral cuando resulte pertinente;
• Información necesaria para atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos.

La compañía podrá realizar tratamiento de la información mediante procedimientos manuales y/o automatizados, dependiendo de la naturaleza de la actividad y de los sistemas utilizados.
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6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. tratará los Datos Personales únicamente para finalidades legítimas e informadas al Titular.

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6.1. Clientes, usuarios y potenciales clientes
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Los datos podrán ser utilizados para:

• Identificar al Titular;
• Responder solicitudes de información;
• Atender consultas;
• Gestionar solicitudes relacionadas con los servicios ofrecidos;
• Coordinar citas, reuniones y comunicaciones;
• Prestar y administrar servicios contratados;
• Realizar seguimiento a solicitudes iniciadas por el Titular;
• Mantener comunicaciones relacionadas con una relación contractual o precontractual;
• Gestionar obligaciones administrativas, contables, tributarias y de facturación;
• Tender peticiones, consultas, quejas y reclamos;
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales;
• Ejercer o defender derechos de la compañía cuando resulte necesario.
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6.2. Inscripción y participación en eventos
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Cuando una persona se registre voluntariamente en un evento, conferencia, seminario, taller o actividad organizada o gestionada por IMMILAND COLCANADA S.A.S., sus datos podrán ser utilizados para:

• Procesar y administrar su inscripción;
• Verificar su registro;
• Confirmar su asistencia;
• Contactarla con relación al evento para el cual se registró;
• Enviar recordatorios;
• Comunicar información logística;
• Comunicar modificaciones de fecha, horario, lugar o programación;
• Suministrar información necesaria para su participación;
• Atender solicitudes relacionadas con el evento;
• Realizar seguimiento o encuestas relacionadas directamente con la actividad.

Estas comunicaciones podrán realizarse a través de los canales informados y autorizados por el Titular, según corresponda, incluyendo teléfono, correo electrónico, WhatsApp y SMS.
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6.3. Publicidad, mercadeo y comunicaciones comerciales
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Cuando exista la autorización correspondiente o una habilitación legal aplicable, IMMILAND COLCANADA S.A.S. podrá utilizar los datos del Titular para:

• Enviar información sobre servicios;
• Informar sobre futuros eventos y actividades;
• Realizar campañas comerciales y de mercadeo;
• Enviar novedades, promociones, invitaciones y contenido informativo o promocional;
• Contactar al Titular mediante los canales que este haya autorizado.

Las actividades comerciales y publicitarias se realizarán respetando la legislación colombiana aplicable, incluyendo las disposiciones relativas a canales autorizados, horarios, periodicidad, mecanismos de exclusión y demás derechos del consumidor.

Cuando resulte aplicable, IMMILAND COLCANADA S.A.S. verificará y respetará las restricciones derivadas del Registro de Números Excluidos y demás mecanismos legalmente establecidos.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento que cesen las comunicaciones comerciales o publicitarias a través de los mecanismos habilitados por la compañía.

La negativa a autorizar comunicaciones comerciales o publicitarias que no sean necesarias para la prestación de un servicio no impedirá al Titular adquirir o utilizar los servicios correspondientes.
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6.4. Proveedores y contratistas
Los datos podrán ser tratados para:
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• Establecer y gestionar relaciones comerciales;
• Verificar información;
• Ejecutar contratos;
• Efectuar pagos;
• Mantener comunicaciones relacionadas con la relación contractual;
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.

6.5. Empleados y candidatos
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Los datos podrán ser tratados para gestionar procesos de selección, vinculación, contratación, administración de personal, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y demás obligaciones derivadas de relaciones laborales, contractuales o precontractuales.
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7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
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Cuando la autorización del Titular sea requerida, IMMILAND COLCANADA S.A.S. la solicitará a más tardar al momento de la recolección de los datos, informando de manera clara las finalidades específicas del Tratamiento.

La autorización podrá obtenerse por escrito, oralmente, mediante medios electrónicos, formularios, mecanismos digitales o mediante cualquier conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el Titular otorgó su autorización, siempre que el mecanismo utilizado cumpla los requisitos legales aplicables.

IMMILAND COLCANADA S.A.S. conservará prueba de las autorizaciones obtenidas y de la información suministrada al Titular al momento de solicitarla.

La entrega de un número telefónico, correo electrónico u otro dato de contacto no será interpretada por sí sola como autorización ilimitada para realizar actividades comerciales o publicitarias diferentes de las finalidades informadas.

No será necesaria autorización en aquellos eventos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.
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8. DATOS SENSIBLES
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. podrá tratar Datos Sensibles únicamente cuando dicho Tratamiento sea necesario, legítimo y permitido por la legislación aplicable.

Cuando la autorización sea requerida, se informará expresamente al Titular:

• Cuáles datos son considerados sensibles;
• La finalidad de su Tratamiento;
• Que no se encuentra obligado a autorizar el Tratamiento de Datos sensibles, salvo que exista una obligación o excepción legal aplicable; y
• Que su autorización deberá ser explícita cuando así lo exija la legislación.
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9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
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El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará de manera excepcional, respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y las condiciones establecidas por la legislación colombiana.

Cuando corresponda, se solicitará la autorización de su representante legal después de garantizar al menor el derecho a ser escuchado, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

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10. DERECHOS DE LOS TITULARES
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El Titular de los datos personales tendrá los derechos establecidos en la legislación colombiana y, particularmente, podrá:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria;

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando ello resulte exigible;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, en los casos y condiciones establecidos por la ley;

f) Acceder gratuitamente a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento; y

g) Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.

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11. ÁREA RESPONSABLE DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
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[ÁREA O CARGO RESPONSABLE] será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares y de tramitar las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización.

Las solicitudes podrán presentarse a través de:

Correo electrónico: nicolas.urena@immilancanada.com
Dirección: Cra 15 #88-64 Local 103 Bogota
Teléfono: 3002427439

Cuando los datos hayan sido recolectados mediante otro canal habilitado por IMMILAND COLCANADA S.A.S., la compañía procurará permitir que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo canal o mediante mecanismos equivalentes fácilmente accesibles, dejando constancia de la recepción y trámite de la solicitud.
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12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
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El Titular, sus causahabientes o las personas autorizadas legalmente podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de IMMILAND COLCANADA S.A.S.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida. Esta nueva fecha no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
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Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la legislación colombiana, podrán presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener:

• Identificación del Titular;
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
• Dirección o medio para recibir respuesta; y
• Los documentos que se pretendan hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, IMMILAND COLCANADA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando IMMILAND COLCANADA S.A.S. no sea competente para resolverlo, trasladará el reclamo a quien corresponda, cuando sea posible, dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de esta circunstancia al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, cuando corresponda, una leyenda indicando que existe un “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Esta anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento indicando los motivos de la demora y la fecha en que será resuelto. Esta nueva fecha no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
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14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN
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El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales cuando ello resulte legalmente procedente.

La solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la correspondiente base de datos o cuando exista otra obligación jurídica que justifique la conservación de la información.

La revocatoria de la autorización para recibir publicidad o comunicaciones comerciales no afectará necesariamente los tratamientos necesarios para ejecutar una relación contractual, atender solicitudes realizadas por el Titular, conservar información exigida legalmente o ejercer derechos.
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15. AVISO DE PRIVACIDAD
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Cuando no sea posible poner esta Política directamente a disposición del Titular al momento de recolectar sus datos, IMMILAND COLCANADA S.A.S. utilizará un Aviso de Privacidad que informe, como mínimo:

• La identidad y datos de contacto del Responsable;
• El Tratamiento y sus finalidades;
• Los derechos del Titular; y
• La forma de acceder a esta Política.

IMMILAND COLCANADA S.A.S. conservará evidencia de los avisos de privacidad utilizados durante el período legalmente pertinente.
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16. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TERCEROS
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Para desarrollar sus actividades, IMMILAND COLCANADA S.A.S. podrá contratar proveedores tecnológicos, servicios de almacenamiento, plataformas de gestión de clientes, servicios de correo electrónico, mensajería, alojamiento web, análisis de información y otros proveedores que traten datos por cuenta de la compañía.

Cuando un tercero actúe como Encargado del Tratamiento, IMMILAND COLCANADA S.A.S. adoptará las medidas contractuales, técnicas, administrativas y organizacionales que resulten aplicables para exigir el cumplimiento del régimen colombiano de protección de datos personales.
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17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
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Debido a la naturaleza internacional de determinadas actividades de IMMILAND COLCANADA S.A.S., algunos Datos Personales podrán ser transmitidos, transferidos, almacenados o tratados fuera de Colombia, incluyendo Canadá, cuando ello resulte necesario para las finalidades informadas al Titular.

IMMILAND COLCANADA S.A.S. distinguirá jurídicamente entre las operaciones de transferencia internacional y transmisión internacional de datos personales y adoptará para cada una los mecanismos exigidos por la legislación colombiana.

Las transferencias internacionales estarán sujetas a lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas aplicables.

Cuando la operación corresponda a una transmisión internacional de datos personales a un Encargado ubicado fuera de Colombia, se adoptará el correspondiente contrato de transmisión u otro mecanismo jurídicamente válido que establezca el alcance del Tratamiento, las actividades que podrá realizar el Encargado y sus obligaciones respecto del Titular y del Responsable.

La compañía implementará, cuando resulte aplicable, los mecanismos contractuales y garantías exigidos por la regulación vigente para la circulación transfronteriza de datos personales.
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18. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los Datos Personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales estarán sujetas al deber de confidencialidad, incluso después de terminada su relación con la compañía, en los términos exigidos por la legislación aplicable.
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19. CONSERVACIÓN Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
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Las bases de datos de IMMILAND COLCANADA S.A.S. tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades que justifican el Tratamiento y durante los períodos adicionales necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas o para el establecimiento, ejercicio o defensa de derechos.

Los Datos Personales no serán conservados indefinidamente cuando hayan desaparecido las finalidades que justificaron su Tratamiento y no exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

Cumplidas las finalidades correspondientes y los períodos legales de conservación, la información será eliminada, anonimizada o sometida a mecanismos de disposición segura, según corresponda.
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20. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
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El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento y, dependiendo de su configuración, para medición, análisis, personalización o publicidad.

Cuando la legislación aplicable exija autorización para determinadas tecnologías o tratamientos, IMMILAND COLCANADA S.A.S. implementará los mecanismos correspondientes para informar al usuario y obtener su consentimiento.

La información detallada sobre las cookies utilizadas podrá desarrollarse mediante una Política de Cookies independiente disponible en el sitio web.
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21. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. adoptará medidas apropiadas y efectivas para cumplir las obligaciones derivadas del régimen colombiano de protección de datos personales, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos tratados, las finalidades del Tratamiento, los riesgos para los Titulares y las características de las operaciones realizadas.

La compañía procurará documentar las medidas adoptadas y revisarlas periódicamente para mantener un nivel adecuado de protección de la información.
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22. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
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IMMILAND COLCANADA S.A.S. podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

Los cambios sustanciales que afecten el contenido de las autorizaciones otorgadas serán comunicados oportunamente a los Titulares antes de su implementación y, cuando corresponda legalmente, se obtendrá una nueva autorización.

La versión vigente de esta Política estará disponible en el sitio web de IMMILAND COLCANADA S.A.S.
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23. VIGENCIA
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La presente Política entra en vigencia el 16 de septiembre de 2026.

Las bases de datos sujetas a esta Política permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.
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IMMILAND COLCANADA S.A.S.
Bogotá D.C., Colombia

Dirección: Cra 15 #88-64 Local 103
Teléfono: 6013414059
Correo electrónico para protección de datos personales: info@immilandlaw.com
Sitio web: https://www.immilandcanada.com/